Voor werkorders kunt u automatisch mailberichten laten versturen als de status van een werkorder wijzigt. U stelt zelf in bij welke statuswijziging u mails wilt laten versturen. Om automatische mails te versturen moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

  • Aan de werkorder moet een onderhoudstag gekoppeld zijn.
  • Aan de contactpersoon die de mail moet ontvangen moeten dezelfde onderhoudstag en installatie gekoppeld zijn als aan de werkorder.
  • Aan de statustrigger moet een e-mailsjabloon gekoppeld zijn.
  • Aan de statustrigger moet dezelfde onderhoudstag gekoppeld zijn als aan de werkorder en de contactpersoon. 
  • De taal van het e-mailsjabloon moet hetzelfde zijn als de taal van de contactpersoon.


Deze handelingen worden hieronder stap-voor-stap uitgelegd:

Onderhoudstag koppelen aan werkorder


U kunt een werkorder aanmaken via Onderhoud → Werkorder in het linkermenu. Of via de tegel Werkorders in het Procesvenster. Klik hier voor de instructies voor het aanmaken van een werkorder.


1. Maak een nieuwe werkorder aan door op Toevoegen te klikken of bewerk een bestaande werkorder door op Instellingen te klikken.

2. Selecteer onder Onderhoudstag een tag. Of voeg een nieuwe tag toe door te klikken op naast Onderhoudstag. Onderhoudstags kunt u ook aanmaken bij Instellingen → Onderhoud → Onderhoudstags.

3. Klik op Opslaan.

Contactpersoon aanmaken - tag en installatie aan contactpersoon koppelen

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen en klik daaronder op Onderhoud.

2. Klik bovenaan op het tabblad Relaties.

3. Klik daaronder op het tabblad Contactpersonen.

4. Klik rechtsboven op Toevoegen.

5. Voeg de Voornaam en Achternaam van de contactpersoon toe.

6. Vink onder Onderhoudstag dezelfde tag aan als de tag die u aan de werkorder heeft toegevoegd.
Indien de contactpersoon ook voor werkorders met andere tags mails moet ontvangen, dan vinkt u deze tags ook aan.

7. Selecteer onder Selecteerbare installaties de installatie waarvoor u een werkorder heeft aangemaakt en klik op Verplaats geselecteerde. 
Indien de contactpersoon ook voor andere installaties mails moet ontvangen, dan verplaatst u ook deze installaties naar Geselecteerde installaties aan de rechterkant.

8. Klik onder E-mailadressen op Configureer e-mailadressen.

9. Voeg het e-mailadres en type mailadres toe (bijv. werk of privé).

10. Klik op Ok.

11. Klik rechtsonder op Opslaan.

E-mailsjabloon aanmaken

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen en klik daaronder op Onderhoud.

2. Klik op het tabblad E-mailberichtsjablonen.

3. Klik rechtsboven op Nieuw e-mailberichtsjabloon.

4. Vul het volgende in:

  • de naam van het sjabloon: dit is de benaming van het sjabloon binnen CARS.
  • het e-mailonderwerp: dit is het onderwerp van de mail die de contactpersoon ontvangt.
  • het e-mailbericht: het e-mailbericht kunt u schrijven met behulp van de placeholders die u aan kunt klikken aan de rechterzijde. De inhoud van deze placeholders wordt bepaald door de werkorder of installatie. Klik hier voor meer informatie over het maken van een e-mailberichtsjabloon.

Zorg ervoor dat de taal van het e-mailsjabloon hetzelfde is als de taal van de contactpersoon. Als deze talen verschillen, dan wordt er geen mail verstuurd.

Statustrigger aanmaken

Met een statustrigger stelt u in bij welke statuswijzigingen er automatische mails verstuurd moeten worden.

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen en klik daaronder op Onderhoud.

2. Klik op het tabblad werkordersjablonen.

3. Klik daaronder op het tabblad Werkorderstatustriggers.

4. Klik rechtsboven op Nieuwe werkorderstatustrigger.

5. Vul de volgende gegevens in

Naam

Vul hier de naam in van de statustrigger. Dit is de naam die binnen CARS gebruikt wordt.

Van Status en Naar status

Vul hier in bij welke statuswijziging een mail verstuurd moet worden. Bijvoorbeeld van Gepland naar Gereed, zodat de ontvanger weet dat de werkzaamheden zijn afgerond.

Van naam

Vul hier in wie de verzender van de statustrigger moet zijn. Deze naam wordt als afzender getoond bij de verzonden mail.

Van e-mailadres

Het e-mailadres wat u hier invult wordt als e-mailadres van de afzender getoond bij de verzonden e-mail.

BCC

Vul hier een e-mailadres waar de mail ook naartoe gestuurd moet worden. Dit mailadres is niet zichtbaar voor de contactpersonen die de mail ontvangen. 

Let op: er wordt alleen een mail naar het adres in de bcc gestuurd als er een mail naar een contactpersoon wordt gestuurd.

Onderhoudstags

Vink hier dezelfde tag aan als de tag die u aan de werkorder en contactpersoon heeft toegevoegd. Indien deze statustrigger en het bijbehorende e-mailberichtsjabloon ook gelden voor andere tags, dan kunt u deze hier ook aanvinken.

E-mailberichtsjablonen

Vink hier het e-mailberichtsjabloon aan dat verstuurt moet worden voor deze statustrigger. U kunt meerdere sjablonen aanvinken voor verschillende talen. Er wordt alleen een mail verstuurd als het sjabloon overeenkomt met de taal van de contactpersoon. Als u meerdere sjablonen met dezelfde taal aanvinkt, wordt er maar één sjabloon verzonden.

Tip: voeg uzelf toe als contactpersoon en maak een testwerkorder om te controleren of u alles juist heeft ingesteld.

← Vorige | Volgende →