E-mailberichtsjablonen kunt u koppelen aan een statustrigger. Met een statustrigger stelt u in bij welke statuswijzigingen er automatische mails verstuurd moeten worden. In het gekoppelde e-mailberichtsjabloon stelt u in wat er in deze automatische mail moet staan. U kunt aan een statustrigger sjablonen voor verschillende talen koppelen. Per taal moet u een apart sjabloon aanmaken. 

Zorg ervoor dat de taal van het e-mailsjabloon hetzelfde is als de taal van de contactpersoon. Als deze talen verschillen, dan wordt er geen mail verstuurd.

Met behulp van placeholders kunt u installatie- en werkorderspecifieke informatie in uw mail tonen zonder voor iedere installatie een nieuw sjabloon aan te maken.

E-mailberichtsjabloon aanmaken

1. Ga in het linkermenu naar Instellingen en klik daaronder op Onderhoud.

2. Klik op het tabblad E-mailberichtsjablonen.

3. Klik rechtsboven op Nieuw e-mailberichtsjabloon.

4. Vul het volgende in:

  • de naam van het sjabloon: dit is de benaming van het sjabloon binnen CARS.
  • het e-mailonderwerp: dit is het onderwerp van de mail die de contactpersoon ontvangt.
  • het e-mailbericht: het e-mailbericht kunt u schrijven met behulp van de placeholders die u aan kunt klikken aan de rechterzijde. De inhoud van deze placeholders wordt bepaald door de werkorder of installatie. Hieronder wordt het gebruik van Placeholders verder toegelicht.

Placeholders

Met behulp van placeholders kunt u werkorderspecifieke informatie aan uw e-mailberichtsjabloon toevoegen. De informatie die getoond wordt voor deze placeholders in de mail verschilt per werkorder. Op deze manier hoeft u niet voor iedere installatie of werkorder een nieuw sjabloon aan te maken.


Klik in het tekstvak onder E-mailbericht om de mogelijke placeholders aan de rechterkant te tonen.

Voorbeeldsjabloon

In de afbeelding hiernaast ziet u een voorbeeldsjabloon, de placeholders Begintijd en Adres zijn hier aangeklikt. Het voorbeeldsjabloon hiernaast zou er in een mail als volgt uit kunnen zien: 


Onderwerp: Pomp wordt geïnspecteerd
Gevoeligheid: Vertrouwelijk

Dit zal plaatsvinden op woensdag 28-8-2024 08:00.
Op de volgende locatie: Ampèrelaan 1, 9207AM Drachten (NL)


De informatie die voor de placeholders wordt getoond is dus afhankelijk van de werkorder en de bijbehorende installatie.

Bijlages toevoegen

U kunt ook bijlages toevoegen aan een e-mailberichtsjabloon. Klik hiervoor op Upload bijlages.

Klik hier voor meer informatie over het toevoegen aan bijlages.


Is de optie bijlages toevoegen niet zichtbaar?

Klik dan op X Sluiten rechtsboven de placeholders.

Automatische mails versturen voor werkorders

← Vorige | Volgende →